Årshjulets kerneopgaver for hvidvaskansvarlige

Når du er omfattet af hvidvaskloven, er der en række opgaver, du skal løse årligt. Et årshjul kan hjælpe dig med at holde styr på det hele.

Som hvidvaskansvarlig er der en del at holde styr på, udover de daglige opgaver. Der er nemlig politikker, procedurer, intern undervisning og træning, m.m., som skal genbesøges og dokumenteres hvert år.

Opgaverne kan deles ud på flere medarbejdere i en virksomhed, men det er den hvidvaskansvarlige, der har det overordnede ansvar for, at de bliver løst. Årligt er der gengangere, som skal løses, for at du både har styr på dine arbejdsgange og dine dokumentation.

I stedet for at lade det hele hobe sig op hen over et år, anbefaler vi klart, at du planlægger få aktiviteter for hver måned i året, så du samtidig har tid til andre opgaver. Her er et overblik over de opgaver, der skal løses, så du kan planlægge det næste års aktiviteter.

Opdater din dokumentpakke

Din dokumentpakke består af en udarbejdet risikovurdering, samt dine politikker, arbejdsgange og kontroller – som beskrevet i Hvidvasklovens §7 og §8. De dokumenter skal til enhver tid afspejle din virksomheds egentlige profil, så du skal løbende tage stilling til nogle interne og eksterne faktorer, der kan påvirke det du tidligere har udarbejdet i din dokumentpakke.

Hvis der sker ændringer i din forretningsmodel, ved introduktion af nye klienttyper eller ydelser eksempelvis, skal du opdatere din risikovurdering – og dermed også kigge på dine politikker og forretningsgange, der skal forholde sig til den iboende risiko.

Hvis der ikke er ændringer i din virksomheds profil i løbet af året, skal du alligevel genbesøge din risikovurdering en gang årligt. Den skal nemlig altid forholde sig til aktuelle fakta og eventuelle ændringer lovgivning og vejledninger – som eksempelvis opdateringer fra det seneste direktiv eller nationale risikovurderinger​.

Du kan læse vores guide til risikovurdering her og udarbejdelse af dine politikker, arbejdsgange og kontroller lige her.

Tjek din kundekendskabsprocedure

Det er vigtigt, at du har styr på de nødvendige oplysninger om både nye og eksisterende kunder. Hen over året vil din kundekendskabsprocedure sørge for, at du kommer i mål med den opgave hver gang, du onboarder en kunde.

Årligt kan du med fordel sikre, at du har gennemført proceduren på alle dine kunder og at din procedure er i overensstemmelse med gældende lovgivning, så du sikrer, at du stadig indsamler og validerer oplysninger korrekt.

Udfør intern kontrol

Intern kontrol er afgørende for at sikre, at dine procedurer til forebyggelse af hvidvask fungerer efter hensigten. Det handler ikke kun om at tjekke, om reglerne overholdes, men også om at finde forbedringsmuligheder og minimere risici. 
Din interne kontrol kan bl.a. Bestå af at lave stikprøver af jeres kundekendskabsprocedurer og kigge jeres dokumentation efter i sømmene.

I samme tråd er det værd at huske, at din interne kontrol også skal dokumenteres - hvad er kontrolleret, hvilke metoder er blevet brugt, og hvilke resultater man er kommet frem til.

Undervisning og uddannelse

Uddannelse er et lovkrav, så du og dine kolleger altid er skarpe på hvidvaskloven - men det er også en god investering i jeres samlede compliance-indsats.

Du kan enten selv afholde undervisningen med udgangspunkt i nogle specifikke cases, eller tage kontakt til en ekstern ressource. Vores Consultancy Services udbyder bl.a. undervisning i hvidvaskloven, som altid er helt opdateret på relevante emner og inspirerende cases.

Evaluer din indsats

Egentlig er det ikke et krav i henhold til hvidvaskloven, men du kan med fordel lægge en årlig evaluering i dit årshjul. Hvad fungerer godt? Hvor er der plads til forbedring? Skal man evt. undersøge nye måder at effektivisere sit arbejde på i det kommende år?

Den årlige evaluering af hele din indsats viser forhåbentlig også, om de aktiviteter, du har planlagt slår til, så du er skarp på at efterleve hvidvaskloven hele året.

Har du styr på dit årshjul? Hvis ikke, så er det bare med at komme i gang!