Udfordringer ved manuelle KYC procedurer

KYC er en del af hvidvaskloven, som i sin enkelthed handler om at reducere økonomisk kriminalitet og hvidvask. Begrebet er egentlig ret ligetil, i den forstand at det betyder, at virksomheder skal kunne dokumentere kendskabet til deres kunder. Det skal de bl.a. gøre ved at kontrollere identiteten på deres kunder, og ved at undersøge deres økonomiske aktiviteter.  

En effektiv kundekendskabsproces er nødvendig for at efterleve hvidvaskloven på en fyldestgørende måde og der er mange måder at tilgå en sådan proces. Den manuelle slags indebærer flere risici og udfordringer, som virksomheder bør være opmærksomme på. 

Menneskelige fejl 

Kundekendskabsprocedurer indebærer bl.a. indsamling og verificering af kundeoplysninger, som f.eks. CPR-nummer, oplysninger om kundens forretning og dens aktiviteter. Medarbejdere kan begå fejl i valideringen af oplysninger eller måske overse vigtige detaljer, som kan føre til forkerte konklusioner. Det kan i sidste ende betyde, at svigagtige aktiviteter ikke bliver opdaget, i indsamlings- og verificeringsprocessen og der bliver givet en lav risikovurdering til en kunde som egentlig hører til en anden klassificering. 

Tid og ressourcer 

Indsamling, verificering og opdatering af dokumentation er tidskrævende og udfordrende. Det kræver derudover ressourcer at holde sig opdateret på ny lovgivning og fortolkninger, som også har betydning for kundekendskabsprocesserne. Det påvirker en organisation internt at have tidskrævende arbejdsgange, men det kan også have en negativ påvirkning af kundeloyaliteten. Kunder forventer effektive og strømlinede processer, som manuelle procedurer kan have svært ved at leve op til.  

Sikkerhedsbrud  

Kundekendskabsprocedurer involverer lagring af følsomme kundeoplysninger. Som virksomhed er det en stor sikkerhedsmæssig sårbarhed at lagre den slags oplysninger manuelt, uden de rette systemer eller sikkerhedsprocedurer sat op omkring det. Hackere og svindlere kan udnytte svagheder i lagringen til at få adgang til kundeoplysninger. En sikkerhedsmæssig svaghed kan i værste fald føre til betydelige økonomiske tab og skader på virksomhedens omdømme.  

Omkostninger 

I forlængelse af de nævnte risici og udfordringer ved manuelle procedurer, så er de også omkostningstunge. Dels fordi det kræver flere arbejdstimer at udføre KYC processer, og fordi der skal løbende efteruddannelse til, for at have opdaterede procedurer sat op til at efterleve lovgivningen. Hvis de manuelle procedurer forårsager forsinkelser i onboarding risikerer man desuden utilfredshed fra klienter, som i værste fald kan påvirke omsætningen. 

Automatisering kan være løsningen 

Menneskelige fejl, tidskrævende processer, høje omkostninger og sikkerhedsbrud er blot nogle af de største risici ved manuelle kundekendskabsprocedurer. For at mindske risici kan man automatisere sine procedurer, så man også kan bruge sine medarbejderressourcer på mere værdigivende opgaver. 

Automatisering kan se ud på mange måder og der er flere muligheder for at effektivisere sine manuelle processer. Kundekendskabsprocedurer kan bl.a. automatiseres med spørgeskemaer og indhentning af ID-dokumentation, samt løbende overvågning og opdatering af klientdata.