Sådan vælger du den rigtige KYC-løsning til din virksomhed

Hvis du er hvidvaskansvarlig, compliance-ansvarlig eller beslutningstager i virksomheder omfattet af hvidvaskloven, er indlægget her til dig!

Kravene til KYC og anti-hvidvask compliance bliver stadig mere komplekse. Heldigvis behøver du ikke håndtere de voksende krav alene. Der er nemlig flere systemløsninger at vælge imellem, som kan hjælpe dig.

Fra compliance-krav til et KYC-system, der fungerer i praksis

For hvidvaskansvarlige i revisions-, bogholder-, leasing- og advokatbranchen er valget af et KYC-system ikke bare et teknisk spørgsmål. Det er et valg, der påvirker hele virksomhedens arbejdsgange, dokumentation og samarbejde med kunder.

Markedet for KYC-løsninger vokser, og mange systemer lover automatisering, kontrol og compliance. Men i praksis oplever mange virksomheder, at systemerne enten er for rigide, for komplekse – eller ikke tilpasset dansk hvidvasklovgivning.

Derfor handler valget af KYC-system ikke om at finde den mest avancerede løsning, men om at vælge den løsning, der passer bedst til den måde, I arbejder på.

Kort fortalt: Det rigtige KYC-system er det, der passer til dine arbejdsgange, understøtter dansk hvidvasklovgivning og er brugbart i praksis for dem, der arbejder med compliance hver dag.

Hvad skal du overveje, før du vælger et KYC-system?

Erfaringen viser, at det sjældent er antallet af funktioner, der afgør, om et KYC-system bliver en succes. Ofte er det de mere praktiske forhold, der afgør, om systemet bliver en integreret del af jeres arbejdsgange – eller om det bliver en ekstra byrde i hverdagen.

Feedback fra hvidvaskansvarlige fortæller os at de vigtigste parametre du skal fokusere på, når du kigger efter en systemløsning er:

1) Tilpasning til dansk AML-praksis

Mange løsninger er udviklet til internationale markeder og bygger derfor standardiserede processer efter EU-lovgivningen. Det kan skabe udfordringer, når de skal bruges i en dansk kontekst, hvor der kan foreligge specifikke krav til dokumentation, risikovurdering og arbejdsgange.

2) Fleksibilitet i arbejdsgange

Virksomheder arbejder forskelligt med compliance. En software løsning bør derfor kunne tilpasses virksomhedens processer – ikke omvendt.

Et vigtigt spørgsmål at have med i dine overvejelser er derfor: Hvor fleksibel er løsningen i praksis?

3) Brugervenlighed for dem, der arbejder med KYC

Om du er en mindre virksomhed, eller del af et compliance team i en større virksomhed, så skal et system vælges med øje for dem, som arbejder med det i hverdagen.

Hvis systemet er for kompleks eller teknisk, bliver compliance sjældent enklere for din virksomhed.

4) Support og samarbejde

Anti-hvidvask og KYC-processer er ikke statiske discipliner. Lovgivning og praksis ændrer sig løbende i takt med nye direktiver fra EU, AMLA og vejledninger fra de danske myndigheder.
Derfor er support og samarbejde med din systemleverandør mindst lige så vigtigt som selve systemet.

5) Kompleksitet vs. behov

I tråd med fleksibiliteten er det værd at holde dine specifikke behov op mod kompleksiteten i den KYC-løsning du overvejer.

Nogle løsninger er bygget til store, internationale organisationer, hvor der er taget hensyn til mange forskellige stakeholders. Andre er udviklet til virksomheder, der arbejder tæt med deres kundesegment.

Det rigtige valg for dig afhænger af, hvor kompleks din virksomhed og dens compliance-setup er.

Sammenligning af fem KYC-løsninger på det danske marked

Der findes mange KYC-løsninger på markedet. Her ser vi nærmere på fem af dem, som ofte nævnes af danske virksomheder: Creditro Comply, Comply Today, Uniify, Meo og Wolters Kluwer.

Creditro Comply

Creditro Comply er en KYC og AML-løsning, der er skabt i tæt samarbejde med de hvidvaskansvarlige i revisions-, bogholder-, leasing- og advokatbranchen. Løsningen samler alt fra kundedokumentation og identifikation til risikovurdering og løbende overvågning i én samlet og intuitiv platform, der tilpasses dine arbejdsgange.

En af de største styrker ved Creditro Comply er det overskuelige dashboard, som giver et klart statusbillede af alle dine klienter. Her kan du hurtigt se, hvor du skal sætte ind, uden at skulle grave i separate systemer.

Platformen understøtter hele KYC-processen: fra oprettelse af klient og indsamling af dokumenter til automatisk og vejledende risikovurdering. Creditro Comply håndterer også flere risikovurderinger for samme klient – en fordel for dig, der arbejder med forskellige sagstyper/ydelser for en kunde, men ikke ønsker at skulle starte forfra for hver sag.

For virksomheder, der ønsker at integrere KYC-systemet med andre digitale løsninger, tilbyder desuden Creditro åben API, så data og workflows kan kobles til eksisterende systemer og processer. Dette gør det nemmere at sikre datadeling og automatisering på tværs af organisationen.

Creditro tilbyder supplerende tjenester såsom Consultancy Services, hvor du får udviklet en dokumentpakke der klart beskriver dine § 7 og § 8 processer, som platformens opsætning selvfølgelig også tilpasses efter. Et centralt kendetegn er netop fleksibiliteten og derfor tilpasses løsningen dine kundetyper, processer og interne procedurer, så du ikke skal tilpasse dig systemet – men omvendt.

Platformens funktioner omfatter typisk:

• Overskueligt dashboard med status på alle kunder

   

• Dynamisk data- og dokumentindsamling 

   

• Vejledende risikovurdering (inkl. flere vurderinger pr. kunde)

   

• API-integration til øvrige systemer

   

• Konsolideret logning og dokumentation, der understøtter revision og tilsyn

   

• Faglig support og rådgivning til opsætning, tilpasning og arbejdsgange

Opsummeret: Creditro Comply er udviklet specifikt til danske virksomheder, der arbejder praktisk med hvidvaskkontrol og §7- og §8-processer, og platformen er den mest betroede KYC-løsning på det danske marked. For hvidvaskansvarlige, der ønsker en fleksibel platform, med tæt support og mulighed for at tilpasse compliance-arbejdet til virksomhedens egne processer er Creditro det sikre valg.

Comply Today

Comply Todays samler KYC-løsning hjælper virksomheder med at leve op til kravene i hvidvaskloven ved at samle flere funktioner på én samlet platform.

Comply Todays understøtter KYC-processen fra indsamling af kundeoplysninger til risikovurdering og dokumentation. Det sker gennem en række integrerede portaler: en central compliance-portal til overblik og styring, en medarbejderportal til intern sagsbehandling og en kundeportal, hvor kunder kan identificere sig og uploade dokumentation direkte via fx MitID.

Platformen inkluderer typisk funktioner som:

• Kundeidentifikation (bl.a. med MitID) og dataindsamling 

   

• Automatisk risikovurdering og PEP/sanktions-kontroller

   

• Dokumenthåndtering og logning af sager

   

• Integrationer med danske datakilder og systemer

   

• Overvågning af kundedata og porteføljer

Opsummeret: Comply Today er især målrettet mellemstore og større virksomheder, som ønsker en integreret platform til deres KYC-arbejde. Løsningen sættes op sammen med kunden, så det er ikke ren “plug and play” – hvilket kan virke positivt, men også være en overvældende proces at sætte sig ind i.

Uniify

Uniify er en onboarding-platform, der hjælper virksomheder med at forenkle kundernes processer og sikre overholdelse af KYC-, KYB- og kreditvurderingskrav. Platformen samler identitets verifikation, risikovurdering og dataindsamling i ét workflow.

Løsningen er udviklet til at effektivisere onboarding ved at automatisere indsamling af kunde- og virksomhedsdata, foretage kontroller som PEP- og sanktionsscreening og støtte løbende overvågning af kunder.

Platformen indeholder typisk funktioner som:

• Digital onboarding og dataindsamling via tilpassede formularer

   

• Integreret identitets- og virksomhedsgodkendelse (KYC/KYB)

   

• Screening mod sanktioner og risikolister

   

• Kreditvurdering og beslutningsdata

   

• API-integrationer til andre systemer og datakilder

Opsummeret: Uniify henvender sig til virksomheder, der ønsker en samlet platform til onboarding, særligt hvor der er behov for kreditvurdering. Hvis du ønsker en platform med fokus på en KYC-proces, der er tilpasset dine § 7 og § 8 processer, er det måske ikke løsningen for dig.

Meo

Meo automatiserer KYC processer i én samlet løsning. Platformen hjælper særligt advokathuse med at indsamle, verificere og administrere kundedata.

Meo fokuserer på compliance-livscyklussen – fra onboarding og dokumentverifikation til risikovurdering og kontinuerlig overvågning. Systemet tilbyder workflows, som automatiserer dataindsamling og reducerer tidsforbruget ved onboarding.

Platformens funktioner omfatter typisk:

• Digital onboarding med klient- og virksomhedsdata

   

• Verifikation af identitets- og virksomhedsoplysninger

   

• Screening mod sanktioner, PEP-lister og risikokilder

   

• Automatiseret risikovurdering og overvågning

Opsummeret: Meo henvender sig primært til advokathuse og platformen er udviklet med fokus på den målgruppe. Løsningen er derfor måske ikke egnet for dig, som ikke er advokat og har brug for en mere fleksibel løsning i forhold til dine § 7 og § 8 processer.

Wolters Kluwer - Capego KYC

Capego KYC er en del af Capego softwareserien til skatte-, regnskabs- og compliance-arbejde. Løsningen er designet til at understøtte virksomheder i at onboarde nye kunder og dokumentere overholdelsen af kravene i hvidvaskloven.

Capego KYC hjælper med at strukturere og effektivisere KYC-processer gennem automatiserede kontroller og dataindsamling, herunder automatiseret indhentning af virksomhedsdata og screening mod PEP- og sanktionslister.

Systemet giver et samlet overblik over kundeporteføljen og risikoniveauer, så compliance-teams kan prioritere og følge status på åbne og afsluttede sager.

Platformens funktioner omfatter typisk:

• Automatiserede søgninger og kontroller inklusive PEP/sanktions-screening

   

• Indhentning af virksomhedsoplysninger 

   

• Overblik over risikoniveauer og kundeportefølje

   

• Løbende overvågning af ændringer i kundeoplysninger

• Filtrering og risikovurdering baseret på kundedata

Opsummeret: Capego KYC er især relevant for bogholderi virksomheder, der ønsker en standardiseret og struktureret tilgang til KYC-arbejdet som en del af en bredere compliance-platform til skat, regnskab og praksisstyring.

Det rigtige KYC-system er det, der bliver brugt

For danske virksomheder er det afgørende, at et KYC-system understøtter lokale lovkrav, kan tilpasses arbejdsgange og faktisk bliver brugt i praksis.

For mange danske virksomheder handler valget derfor om mere end funktioner. Det handler om at finde en løsning, der:

• passer til deres arbejdsgange

   

• understøtter dansk lovgivning

   

• og gør compliance til en integreret del af hverdagen – ikke en ekstra byrde.

Creditro Comply er i dag en af de mest betroede KYC-løsninger i Danmark og fungerer som softwarepartner i tusindvis af KYC-processer. Netop fordi løsningen er udviklet i tæt samarbejde med dem, der arbejder med hvidvaskkontrol i praksis.

Overvejer du et nyt KYC-system – eller vil du se, hvordan Creditro Comply fungerer i praksis? Så er du altid velkommen til at tage en uforpligtende snak med os.