Nordkyst Revision fandt den røde tråd med Creditro

Baggrund

I 2018 blev Nordkyst Revision indkaldt til deres første tilsyn. De vidste at deres processer ikke var standardiserede på tværs af virksomheden, hvilket gjorde deres forberedelse langsommelig og besværlig. Fire medarbejdere måtte arbejde i en måned, for at finde al dokumentation frem, da det ofte lå tre-fire forskellige steder. Jens Jørgen følte sig derfor usikker op til besøget, og han tænkte at der måtte være en bedre måde at gøre tingene på – og et værktøj som kunne hjælpe.

Udfordring

Med tre underskrivende revisorer i virksomheden, blev kundekendskab håndteret på flere forskellige måder. Der var brug for en fælles standardiseret proces, og en systematiseret tilgang til indsamling og opbevaring af dokumentation.

Nordkyst Revisions krav til et compliance værktøj er simple:

• En nem proces, så de underskrivende revisorer kan fokusere på kundekontakt og rådgivende opgaver

• Virksomheden bag værktøjet skal have folk ombord, som har indgående kendskab til compliance 

Løsning

Efter tilsynet i 2018 var det en prioritet for Nordkyst Revision, at finde en løsning som kunne standardisere deres arbejdsgange. De ønskede et setup, hvor én person ville have det interne ansvar for alt det praktiske i løsningen, mens de underskrivende revisorer så kunne håndtere de tungere compliance opgaver, såsom risikovurdering.

Standardiserede processer
Muligheden for at tilpasse spørgeskemaer og risikovurderinger betyder at kundekendskabsproceduren kan tilpasses Nordkyst Revisions eksisterende interne politikker og procedurer. Samtidig agerer systemet rammeværktøj for en fælles arbejdsgang, så processen er strømlinet på tværs af alle virksomhedens medarbejdere.

Dokumentation og historik i ét overblik
Et simpelt dashboard viser klientstatus og giver et overblik over dokumentation og historik på alle kundeforhold. Systematiseret opbevaring af data og dokumentation sørger for en effektiv arbejdgang op til et potentiel tilsynsbesøg.

Overvågning og opdatering
En tung administrativ opgave i compliance er løbende overvågning og opdatering af alle klienter. Automatiske opdateringer og ændringer i kundeforhold håndterer denne opgave på en effektiv og omkostningsbesparende måde.

Resultat

Skæbnen ville at Nordkyst Revision blev indkaldt til tilsyn igen i 2023 – efter de fik implementeret Creditro. Denne gang oplevede de tilsynet meget mere overskueligt. Med Creditro som rammeværktøj havde de fået styr på den røde tråd i deres kundeonboarding og dokumentation. Under selve tilsynsbesøget brugte de derfor 99% af tiden inde på Creditro platformen, hvor de nemt kunne vise al nødvendig dokumentation og historik. Som Jens Jørgen siger, så var det "ligesom at blive holdt i hånden at have Creditro med hele vejen igennem. Der var en der hjalp igennem og man kunne finde de ting man skulle bruge. Det var meget betryggende".

Systematik, god dokumentationsproces og ro i maven

• Implementeringen har bidraget til en fælles arbejdsgang og god systematik i deres processer

• Automatisering af informationsindsamling har givet bedre overblik over den nødvendige dokumentation

• Nordkyst Revision har nu en etableret proces, som de føler sig mere sikre i, da den giver dem et bedre overblik over alle deres kundeforhold. Hele deres setup er mere beroligende og har bidraget til en god ro i maven.