Sådan sikrer du en solid KYC-proces i Creditro Comply

Når det gælder processer omkring hvidvaskloven ved vi med sikkerhed, at dokumentation, struktur og løbende overblik er altafgørende. Netop derfor er Creditro bygget som et rammeværktøj til at skabe en gennemskuelig og dokumenteret proces – både i det daglige arbejde og når tilsynet banker på.

Mange tænker måske at de vil have systemløsninger som er ren "plug and play", men en standardopsætning er ikke nok når det kommer til anti-hvidvask compliance. Du skal nemlig tage stilling til dine unikke vilkår og omstændigheder og, med alle de elementer i mente, bygge den mest fyldestgørende KYC proces.

Her får du nogle eksempler på områder du bør kigge ind i for at styrke i din KYC-proces, og hvordan du kan tilpasse de pågældende processer i Creditro Comply platformen.

En systempartner fremfor en standardløsning

Ingen virksomheder arbejder ud fra de samme risici og processer. Ganske enkelt fordi deres branche, kundetyper og opgaver er forskellige. Derfor er det vigtigt at opbygge og dokumentere en proces for KYC, som passer præcist til din virksomhed.

En standardopsætning eller tilgang er sjældent nok længere og det er vigtig at alle elementer stemmer overens med de procedurer der er beskrevet i dine interne politikker og forretningsgange jf. § 8. I Creditro kan du bl.a. tilpasse klienttyper, ydelser, spørgeskemaer og egenvurderinger. Det er netop disse tilpasninger, som tilsynet i stigende grad forventer, at virksomheder kan dokumentere. 

Det er nemlig i sidste ende din opgave at sikre, at de spørgsmål der besvares, giver mening for de kundetyper I har og den proces I har beskrevet i jeres interne politikker og forretningsgange. Vigtigheden af at tilpasse dine processer kan altså ikke understreges nok, uanset om du bruger en systemløsning som Creditro, eller du har en mere håndholdt tilgang.

Eksempel: tilsigtet beskaffenhed og formål

Vi ser især at tilsyn har fokus på to centrale elementer, som mange virksomheder stadig kæmper med at dokumentere tydeligt. Det drejer sig særligt om kundens formål og den tilsigtede beskaffenhed.

1. Kundens formål

Ved formål skal du vurdere, hvorfor en kunde ønsker at indgå i en forretningsforbindelse med din virksomhed.

Du kan eksempelvis vurdere, og hvor relevant, spørge ind til:

• Hvorfor ønsker kunden de ydelser, som I udbyder?
  • Stemmer den ønskede ydelse overens med kundens angivne branchekode og konkrete erhvervsmæssige aktiviteter?
• Hvorfor ønsker kunden at etablere en forretningsforbindelse med lige din virksomhed?
  • Er virksomheden blevet anbefalet til kunden? Hvis kunden er beliggende geografisk langt væk fra virksomheden, kan det f.eks. være interessant at afdække, hvorfor kunden har valgt virksomheden?
• Er kundens formål med etableringen af forretningsforbindelsen langsigtet, eller har ydelsen karakter af at være mere kortsigtet?

En virksomhed skal altså tage stilling til, hvilken information der er relevant at indhente til vurdering af kundens formål. Det kan f.eks. være ved indhentelse af kundens vedtægter, CVR-udskrift med angivelse af branchekode eller lignende. Dokumentationen af dette er alt sammen noget Creditro Comply kan hjælpe dig med, både i form af indhentning af relevant information, samt GDPR compliant opbevaring af dokumentationen. 

2. Tilsigtet beskaffenhed 

Når man ser på den tilsigtede beskaffenhed, handler det om at tegne et billede af kundens forretningsmodel, indtægtsgrundlag og midlernes oprindelse i relation til de ydelser, I leverer. Det siger noget konkret om forbindelsens karakter og de konkrete ydelser der skal leveres.

Målet er at vurdere, om kundens aktiviteter er logiske og risikomæssigt fornuftige, og om de stemmer overens med det, kunden ønsker at få udført.

Du kan f.eks. vurdere, og hvor relevant, spørge ind til:

• Hvordan ser kundens forretningsmodel ud?
• Hvilke indtægtskilder har kunden?
• Hvad er kundens generelle indtægtsgrundlag?
• Hvor stammer midlerne til den ønskede ydelse fra? 
  • F.eks. til en virksomheds oprettelse eller -omdannelse.
• Hvor stammer midlerne fra til renovering af en udlejningsejendom, køb, salg, osv.? Stemmer det f.eks. overens med lejeindtægterne, den tilstedeværende kapital i ejendommen, den personlige formue eller lign.?

Nem dokumentation med Creditro

Uanset om du arbejder i dit eget system eller har en systempartner som Creditro, så bør du tage stilling til at dit setup harmonerer med de interne procedurer, du har beskrevet i forhold til dine § 7 og § 8 dokumenter. 

Du kan vælge at indarbejde spørgsmålene i din egenvurdering, og/eller i spørgeskemaerne til dine kunder. Det kan nemt integreres i Creditro, så al din dokumentation er samlet ét sted og følger en fast struktur.

Vi har udarbejdet en kort gennemgang, som viser de vigtigste elementer, du kan rette til i din opsætning af Creditro Comply. Det kan rettes til løbende og vi vil altid opfordre til at vores kunder justerer det løbende, i takt med at de tilpasser deres KYC-arbejde. På den måde sikrer man bedst, at der altid er harmoni mellem det dokumenterede og det praktiske.

Har du styr på § 7 og § 8?

Hvis jeres interne politikker og forretningsgange trænger til en opdatering, eller hvis I vil være helt sikre på at der er sammenhæng mellem dokumentation, praksis og Creditro Comply opsætning, så kan vi hjælpe med Creditro Consultancy. Her får du ekspertrådgivning af en Advokat og hjælp til at udarbejde din dokumentpakke, som inddrager dit setup i en evt. systemløsning med dine praktiske processer. Du kan altid række ud til os for en uforpligtende snak om Creditro Consultancy. 

I vores hjælpecenter finder du desuden en række guides, artikler og FAQ’er, som kan være en god støtte i dit daglige arbejde med Creditro Comply. Her kan du løbende finde svar og inspiration til både platformen og din compliance proces.