Mavefornemmelsen: et vigtigt redskab i hvidvask compliance

De fleste, der arbejder med hvidvask compliance, kan genkende følelsen når mavefornemmelsen ikke er helt rigtig.

Alt ser umiddelbart korrekt ud: Kunden er identificeret, dokumentationen er indhentet og transaktionerne følger det forventede mønster. Alligevel sidder du tilbage med en fornemmelse af, at noget ikke helt stemmer, selvom det er svært at sætte fingeren på præcis hvad. Men mavefornemmelsen er der.

I mange virksomheder bliver der ikke taget handling på den slags fornemmelser. For hvordan passer man noget så ukonkret ind i et regelsæt, der er kendt for at være detaljeret, dokumentationstungt og juridisk komplekst?

Svaret er: bedre, end du måske tror.

Er mavefornemmelse og hvidvaskloven ikke et modsætningsforhold?

Du tænker måske, at dit arbejde ikke kan baseres på mavefornemmelser, og det har du til dels ret i. Men det betyder ikke at din mavefornemmelse er irrelevant. Hvidvaskloven opererer nemlig ikke med begreber som “bevis” eller “sikker viden”, når det gælder pligten til at reagere. I stedet anvender lovgivningen formuleringer som "mistanke", "viden om" og "rimelig grund til at formode". 

Begreber der er en smule upræcise, men det er netop her pointen ligger. For hvidvask og terrorfinansiering præsenterer sig sjældent klart og entydigt. Ofte er det summen af små forhold, der gør udslaget. Det kan være ufuldstændige svar, modstridende oplysninger eller usædvanlig adfærd, der tilsammen giver anledning til bekymring.

Og det er netop her, mavefornemmelsen kommer ind. Ikke som et juridisk grundlag i sig selv, men som et signal på, at der er noget, som bør undersøges nærmere.

Undersøgelsespligten: når noget skurrer

Undersøgelsespligten er for mange den mest udfordrende pligt at lave klare processer for. Det er netop fordi den ikke altid udløses af noget konkret og målbart, som kan skrives ned i procedurer. Det kan gælde situationer hvor:

• dokumentation mangler – uden en oplagt forklaring

• oplysninger fra kunden ændrer sig over tid

• transaktioner er lovlige på papiret, men ikke giver forretningsmæssig mening

Isoleret set, er ingen af disse forhold er nødvendigvis problematiske i sig selv. Men samlet set, eller når de bliver gentaget, kan de give dig den dér fornemmelse af, at noget ikke helt er, som det burde være.

I juridisk forstand vil man her ofte have rimelig grund til at antage, at der kan være tale om hvidvask eller terrorfinansiering. Og så er det at undersøgelsespligten indtræder. Det betyder ikke, at du straks skal drage konklusioner. Undersøgelsespligten handler i stedet om at du skal stille de rigtige spørgsmål:

• Mangler vi oplysninger, vi burde have?

• Kan kunden forklare forholdet på en måde, der giver mening?

• Stemmer forklaringen overens med det, vi allerede ved?

Her er det vigtigt at huske: at undersøge er ikke det samme som at mistænke. Det er at tage sit ansvar omkring hvidvaskbekæmpelse alvorligt.

Noteringspligten: fra fornemmelse til dokumentation

Når du har reageret på din mavefornemmelse og gennemført en undersøgelse, skal du forholde dig til hvad der skal dokumenteres og hvordan. Her er det vigtigt at slå en ting fast: Du skal ikke "bare" notere din mavefornemmelse. Du skal derimod notere detaljer omkring:

• hvad der gav anledning til undersøgelsen

• hvilke handlinger du foretog 

• og hvilken konklusion du nåede frem til

Noteringspligten handler om at kunne vise, at du har arbejdet sagligt og systematisk. Også i de tilfælde, hvor undersøgelsen fører til, at du ikke går videre med sagen. I praksis betyder det, at selv “bløde” observationer skal oversættes til konkrete forhold:

• "Kundens svar var uklart” bliver til: kunden kunne ikke redegøre for transaktionens formål

• “Noget virkede off” bliver til: der var uoverensstemmelser mellem oplyst forretningsmodel og faktiske betalinger

God notering handler ikke om at skrive meget, men om at skrive klart og beskrivende.

Underretningspligten: når fornemmelsen bliver til mistanke

Hvis undersøgelsen ikke fjerner bekymringen – eller hvis den tværtimod bekræfter den – kan du nå til et punkt, hvor der foreligger en egentlig mistanke. Og her indtræder underretningspligten.

Det er for mange det mest følsomme trin i processen, men en underretning er i sig selv ikke en anklage. Det er en faglig vurdering, som underlagte virksomheder er forpligtet til at foretage, hvorefter den videre vurdering overlades til myndighederne.

Når du underretter tager du ikke stilling til, om der er begået noget ulovligt. Du dokumenterer blot, at du har reageret korrekt og rettidigt og beskytter samtidig din virksomhed mod potentiel kriminel aktivitet. 

Mavefornemmelsen kræver struktur

Det er fristende at tro, at god compliance handler om at turde handle på sin mavefornemmelse. I praksis handler det langt mere om struktur og om at få klare processer og procedurer på plads.

På den måde er det tydeligt hvornår et kundeforhold skal undersøges nærmere, din dokumentation bliver en naturlig del af dit anti-hvidvask compliance arbejde og underretning bliver en integreret del af din arbejdsgang. 

Mavefornemmelsen skal altså ikke stå alene. Den fungerer i stedet som det første tydelige signal i en proces, hvor næste skridt altid er klart defineret ud fra dine processer.

Stol på fornemmelsen - og dokumenter handlingen

Mavefornemmelsen er ikke svaret på hvidvask compliance, men den er ofte begyndelsen på de rigtige spørgsmål og et håndgribeligt instinkt vi alle kender til fra vores hverdag.

Hvis du reagerer, undersøger og dokumenterer dine overvejelser, gør du det, hvidvaskloven forventer. Også selvom det hele bare begyndte med en fornemmelse af, at noget ikke helt stemte.