Derfor bør du screene dine medarbejdere

At forebygge hvidvask af kriminelle midler kan være en udfordring for mange virksomheder. Et af redskaberne til forebyggelse er screening af medarbejdere. Ved at identificere og vurdere risici i HR-området kan virksomheder forebygge, at ansatte misbruger deres stillinger.

Hvorfor er medarbejderscreening vigtigt?

I arbejdet med at forebygge hvidvask af kriminelle midler indgår, at virksomheden etablerer forskellige værn. Det er screening af medarbejdere et eksempel på, da formålet er, at virksomheden skal forebygge, at ansatte kan misbruge deres stilling eller medvirke til hvidvask af kriminelle midler.

Disse værn kan med fordel tage afsæt i virksomhedens risikostyring på HR-området, hvor risikoen for, hvorvidt medarbejdere med forsæt eller uforvarende kan forårsage skade på virksomheden, identificeres og evalueres.

De etablerede værn skal afspejle risikoprofilen og identifikationen af de funktioner og stillinger i virksomheden, der giver mening at underlægge screeningsprocedurer. Derved sikres proportionalitet, da det naturligvis ikke er nødvendigt at screene alle medarbejdere i virksomheden. Ledende medarbejdere, compliancemedarbejdere og medarbejdere med ansvar for at gennemføre kundekendskabsprocedurer eller som foretager finansielle transaktioner ligger i kernen af funktioner, hvor screening er relevant.

Hvad indebærer en screening?

1. Et centralt element peger på selve risikoen for, at medarbejderen kan misbruge sin stilling til hvidvask. Det betyder, at virksomheden, både før og under ansættelsen, sikrer sig, at medarbejderen ikke er dømt for strafbare forhold, som kan øge risikoen for misbrug af stillingen. Det kan ske ved, at medarbejderen viser sin straffeattest, og at det herved bekræftes, at medarbejderen ikke tidligere har været involveret i økonomisk kriminalitet eller groft skattesvig, hvilket som udgangspunkt vil medføre en øget risiko.

2. Et andet element er at sikre, at medarbejderne har tilstrækkelige kvalifikationer på hvidvaskområdet til at varetage deres stilling og funktioner. Her kommer uddannelse og træning ind i billedet. Opbygning af et træningsforløb sker ud fra de nødvendige evner, viden og ekspertise. Træningsforløbets formål er at sikre, at arbejdsopgaverne, der peger på forebyggelse af hvidvask, løses effektivt.

3. Endelig skal screening som kontrol indarbejdes i virksomhedens rammeværk, således at der i de interne forretningsgange og kontroller tages højde for, at en ansat kan misbruge sin stilling.

Hyppighed og screening som del af kontrolprogram

Hyppigheden afhænger af risikoprofilen, men i de fleste tilfælde vil en årlig gennemgang af straffeattester for relevante medarbejdere formentligt være tilstrækkeligt. Især hvis denne procedure suppleres af andre tiltag såsom stikprøvekontroller, der skal imødegå, at medarbejdere misbruger deres stilling eller funktion.

Hvem gennemfører screening?

HR spiller utvivlsomt en rolle, da nogle af handlingerne falder i forbindelse med ansættelse og i det løbende ansættelsesforhold. Det gælder både fremvisning af straffeattest og indarbejdelse af eksempelvis oplysningspligt om brud på regler eller interne retningslinjer i ansættelseskontrakten.

Complianceansvarlige kunne have et ansvar for at gennemføre en kontrol, som enten er planlagt eller som sker stikprøvevis, hvor medarbejdere eksempelvis viser deres straffeattester på en ad hoc basis.

Konklusion

Fejl og måske endda kriminel aktivitet fra en medarbejder kan føre til skade på virksomhedens omdømme, ligesom det kan medføre finansielle konsekvenser.

En risikobaseret tilgang og konkret arbejde med at opsætte solide værn er et naturligt element i at opbygge og bevare tillid blandt medarbejdere, kunder og omverden.

Kilde, og læs mere her: VEJ nr. 9864 af 28/10/2020 – Vejledning om lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask og finansiering af terrorisme.

Note: Artiklen er et uddrag af vores e-bog "Rejsen Gennem Hvidvaskloven", som er udarbejdet i samarbejde mellem Kristine Sorken og Creditro. E-bogen er en overskuelig gennemgang af alle de krav, du skal imødekomme i hvidvaskloven, samt praktiske råd til dit compliance-arbejde. Du kan hente den fulde e-bog lige her.