Sådan laver du KYC på en virksomhed

Det er andre værktøjer, der skal trækkes op ad kassen, når du skal foretage et KYC tjek på en virksomhed. Processen er dog lige så vigtig. Læs med, når vi løser de juridiske knuder.

I en virksomhed, er det vigtigt, at man har en arbejdsgang for sin KYC. Efter det nye direktiv AML 5, understøttes vigtigheden af, at virksomhederne kender deres kunder. Dette er vigtigt, så at virksomheden derved kan undgå samhandel med kunder som potentielt har deres midler som følge af økonomisk kriminalitet og hvidvaskning blandt deres kunder.

For virksomheder i den finansielle sektor findes der særlige krav til KYC. For eksempel skal banker og revisionsfirmaer både dokumentere deres kunders identitet, at de kender forretningsomfang og aktiviteter, men også kontrollere, hvor midlerne til virksomheden kommer fra.

KYC på en virksomhed er en form for hjælpende hånd til at kunne minimere risiciene ved b.la. hvidvaskning og økonomisk kriminalitet. Når man som virksomhed benytter sig af KYC, holder man sig ikke blot indenfor lovens rammer, men man giver også sig selv en hjælp i forhold til tilsynsrapporter.

Hvad er KYB?

KYB står for ”Know Your Business”. KYB processen er ikke meget forskellig fra KYC. Forskellen er dog, at KYB udelukkende handler om kundekendskab på juridiske enheder, i daglig tale ”virksomheder eller organisationer”.

For at forstå hvordan KYC på en virksomhed fungerer, kan man med fordel læse vores artikel: Hvad er KYC? Her er det beskrevet, hvordan man skal håndtere lovgivningen – hvilke virksomheder der er omfattet af hvidvaskloven, herunder kravet om at foretage KYC, den risikobaseret tilgang og hvordan virksomheder sikre sig, at de kender deres kunder. Læs den her.

Alle finansielle institutioner, der i sin dagligdag beskæftiger sig med pengeoverførelser, skal kontrollere de virksomheder de handler med. Altså foretage en KYB af deres kunde.

Hvad er forskellen på KYC og KYB?

KYB afskiller sig fra den ”almindelig” KYC ved, at juridiske enheder kan være mere komplekse, de kan have udenlandske ejere, en kompleks struktur af holdingselskaber på tværs af lande eller der er en række kontroller som der bør kigges mere grundigt på end ved bl.a. en privatperson.

KYB-processen skal gøre det muligt for virksomheder at undersøge de kunder, de har at gøre med, og dertil hjælpe dem med b.la. at afgøre, om de er autentiske eller om de bliver brugt til at skjule ejernes identiteter til illegitime formål. Det er også et krav at hvidvaskunderlagte virksomheder skal dokumentere at de tilstrækkeligt kender deres kunder aktiviteter og forretningsomfang.

Kriminelle eller andre personer med høj risiko kan f.eks. oprette forretninger i offshore-jurisdiktioner med lav regulering, for at kunne handle anonymt med legitime virksomheder i andre dele af verden. Og det er nemlig det, som en KYB-processor vil hjælpe med at forhindre.

Hvad kræver KYB?

Ofte kræver KYB-processen, at virksomhederne udfører en passende due diligence, at de indsamler og analyserer en række data og at de har oplysninger omkring de andre virksomheder, som de har en relation til eller samarbejder med.

For at kunne etablere et reelt samarbejde, kan KYB-processen kræve specifikke identificerede oplysninger som:

1. Virksomhedens adresse
2. Registreringsdokumenter
3. Licensdokumenter
4. Identiteten på direktøren såvel som på ejeren
5. Oplysninger om aktiviteter og forretningsomfang
6. Oplysninger om, hvilken juridisk enhed, som der er samhandel med - og i hvilke lande

Hvordan overholder man KYB reglerne?

Der er pålagt forskellige regulativer i forskellige jurisdiktioner rundt omkring i verden, som betyder at virksomheder skal implementere risikobaserede AML-programmer afhængig af hvilket land virksomheden befinder sig i.

Det betyder, at virksomheder skal vurdere risikoniveauet for, at deres forretningsforbindelser implementerer en proportional AML-reaktion, der kan have konsekvenser for følgende kontroller:

Due diligence

Virksomheder skal udføre en passende due diligence på de andre virksomheder, som de har en tilknytning til. Hvis der er en øget AML-risiko, skal virksomhederne udføre en øget due diligence og derved underkaste virksomhederne.

Transaktionsovervågning

Der findes visse transaktionsadfærd, som kan indikere, at en virksomhed er involveret i f.eks. hvidvaskning. Her kan udsædvanlige frekvenser eller mængde af transaktioner indikere b.la. hvidvaskning eller finansiering af terror.

Sanktionsscreening

Virksomheder skal screene de andre virksomheder de samarbejder med og deres ansatte med internationale sanktionslister. Dette kan b.la. være OFAC’s sanktionsliste eller FN’s sanktionsliste.

PEP-screening

Virksomheder som er udsat for politisk korruption, kan have en øget risiko for hvidvaskning af penge. Derfor skal virksomheder screene andre virksomheder som de samarbejder med for at kunne fastslå, om de har en status som politisk eksponeret person – PEP.

Dårlig medieomtale

Virksomheder bør overvåge andre virksomheder som de samarbejder med, for deres involvering i negative nyhedsmedier, da det kan give en indikator for om de er involveret i kriminalitet.

Hvilken KYC / KYB løsning er bedst?

Creditro Comply er altid fuldt opdateret med gældende lovgivning på hvidvaskområdet, og har styr på alle GDPR-krav. Comply gør det nemt for dig og din virksomhed at holde styr på dokumenterne, og foretage KYC tjek, uden besværet – vi har automatiseret processerne, og hjælper virksomheder fra 45 forskellige nationaliteter gennem kontrollen.