Et særdeles succesfuldt tilsynsbesøg
Der er god stemning hos CY Revision, der netop har gennemgået et tilsyn fra Erhvervsstyrelsen. Det er nemlig gået til punkt og prikke, og ejeren reflekterer over at den store stygge ulv slet ikke er så farlig – hvis blot man har lagt sine mursten rigtigt.
”Har man orden i sine ting, og kan man dokumentere det, så er det ikke op ad bakke. Du når et sted, hvor du tænker: har I ikke flere vi kan gennemgå?” lyder det fra Ghazwan.
Gik til tilsyn med ro i maven – og orden i tingene
CY Revision har benyttet Creditro siden september 2021, og det var med ro i maven, at de mødte Erhvervsstyrelsen.
”Vi vidste jo godt, hvad Creditro kan, og det var også derfor at vi rykkede til Creditro fra det tidligere program vi brugte,” siger Ghazwan. Han fremhæver desuden Creditros søgning efter dårlig medieomtale som en ekstra feature der, i hans øjne, er med til at give en ekstra understøttelse af den endelige risikovurdering, man som revisor selv skal levere.
”Der er små ekstra features som Creditro leverer, udover hvad man er forpligtiget til, der har været med til, at det er med god mavefornemmelse af det stykke software, vi har liggende, og det værktøj vi har brugt – at det har kunne hjælpe os med at gå igennem det her tilsyn.”
Kend dine kunder – og din hvidvasklovgivning
CY Revision modtog et varslingsbrev fra Erhvervsstyrelsen fire uger inden besøget, og Ghazwan afleverede derfor aktiv kundeliste, interne politikker og dokumentation på uddannelse af medarbejderstab.
”Underretningspligten går jo på, når man ikke kan afkræfte at noget virker mistænkeligt. Det er ikke først der hvor man har set at kunden, eller borgerne, har enten overtrådt hvidvaskloven, eller er på mistankeniveau. De her skriftlige politikker afdækker den boldbane og kridter banen op i de givne situationer.”
Erhvervsstyrelsen gennemgik sagerne slavisk
Erhvervsstyrelsen gennemgik ”slavisk” de udvalgte stikprøver, der både lød på eksisterende og tidligere kunder, da det er et krav at man opbevarer dokumentation i 5 år.
”Erhvervsstyrelsen spurgte ind til kunder slavisk, og så gik vi listen igennem. Vi kender jo vores kunder rimelig godt, så vi fortalte hvad det er for nogle typer kunder, og hvad det er, som de laver, og hvilke typer af udvikling der har været i virksomheden,” forklarer Ghazwan og tilføjer:
”Næste step, er at dokumentere. Der tog vi 100% afsæt i Creditro, og var inde og slå kunden op (på platformen red.) og så havde vi alt dokumentation der.” Han uddyber, at en del af dokumentationen ikke kun er at vise, at man har indhentet den fornødne dokumentation, det er også at kunne dokumentere, hvornår informationen er indhentet.
Er det ikke dokumenteret – så er det ikke lavet
Ghazwan har klare råd til sine branchekolleger: tag hvidvaskloven seriøst, kend dine kunder, og overvej om du håndterer dokumentation optimalt.
”Hvis man ikke har så mange kunder, kan det godt være, at man manuelt og uden softwareprogram kan opbevare dokumenter. Det er bare nemt (med software red.) administrativt at dokumentere, hvornår de forskellige kunder er tiltrådt, hvornår de er ophævet, og hvornår man har fået svar på de forskellige spørgsmål, og hvornår man har gemt ID. Det er jo også en del af kontrollen,” siger han og tilføjer:
”Man siger i min branche, at hvis tingene ikke er dokumenteret, så er det ikke lavet.”
