Er du ny i Comply? Vi har også samlet alle vores onboarding videoer her.
1. Sådan kommer du i gang
Du kan starte en klientoprettelse på to måder:
- Du kan trykke på “Opret klient” i din oversigt.
- Du kan gå ind på siden “Opret klient” via fanen øverst til højre på platformen.
2. Vælg en skabelon
Hvis din administrator har lavet skabeloner til klientoprettelse, kan du vælge mellem dem i dropdown-menuen.
Vælg en skabelon fra dropdown-menuen.
3. Klientoplysninger
Det første obligatoriske skridt er at indtaste oplysninger om klienten.
3.1 Søg efter klienten
Du kan søge efter klienten i databasen ved hjælp af navn eller CVR-nummer.
3.2 Indtast oplysninger manuelt
Hvis du selv vil indtaste oplysningerne, kan du trykke på “Tilpas manuelt”.
3.3 Vælg klienttype
Øverst kan du se to faner, hvor du vælger, hvilken type klient du vil oprette. Du kan vælge mellem:
- Virksomhed
- Privatperson(er)
Her kan du søge efter den virksomhed, du vil tilføje.
4. Tilknyttede personer
Du skal tilknytte mindst én person til sagen.
Hvis du gennemførte det forrige trin ved at søge i databasen, kan systemet allerede have fundet de personer, der ifølge Virk.dk er relevante for sagen.
En af personerne vil automatisk have status som repræsentant, men du kan selv vælge, hvem der skal være repræsentant.
4.1 Repræsentant
Repræsentanten har ansvaret for at:
- svare på spørgeskemaet
- tilføje de nødvendige dokumenter
- eventuelt invitere andre relevante personer til sagen
Hvis du vil invitere en person til sagen, skal du sørge for, at “Inviter” er slået til, så knappen er grøn. Du skal som minimum også have tilføjet en mailadresse til repræsentanten.
Du kan tilføje mailadresser til alle personer, der er knyttet til sagen, hvis du vil invitere dem alle med det samme.
4.2 Inkluder
I kolonnen “Inkluder” vælger du, hvilke personer der skal være med på sagen.
Det kan for eksempel være en hjælp, hvis flere personer automatisk er blevet tilføjet via søgningen fra Virk.dk.
4.3 Inviter
I kolonnen “Inviter” vælger du, om personen skal inviteres ind i StoreMyID.
Hvis du fravælger “Inviter”, bliver personen ikke automatisk kontaktet. Du kan altid sende en invitation senere, efter klienten er oprettet.
4.4 Vælg repræsentant
I kolonnen “Repræsentant” vælger du, hvem der skal være repræsentant på sagen.
Der kan kun være én repræsentant på sagen ad gangen, men du kan ændre repræsentanten, efter klientforholdet er oprettet.
4.5 Tilføj flere personer
Hvis du vil tilføje flere personer manuelt, skal du bare trykke på “Tilføj person” under tabellen.
Databasen har identificeret Søren som virksomhedens CEO.
4.6 Svar på vegne af
Øverst til højre i oversigten over tilknyttede personer kan du slå “Svar på vegne af” til eller fra.
Hvis du slår funktionen til, bliver sagens repræsentant bedt om at svare på vegne af de andre personer, du har tilføjet.
Det betyder, at repræsentanten skal indsende:
- personens eller personernes fulde navn
- CPR-nummer
- fødselsdato
- statsborgerskab
- påkrævet ID
- svar på tre PEP-spørgsmål
Når du slår “Svar på vegne af” til, bliver elektronisk identifikation automatisk slået fra.
OBS: Hvis MitID er et krav til verificeringen, skal du ikke bruge “Svar på vegne af”.
4.7 Andre muligheder for personer
I kolonnen længst til højre kan du se tre prikker. Her får du flere muligheder for at konfigurere den valgte person.
Hvis du for eksempel har mere end én person tilknyttet sagen, kan du også fjerne personer i denne boks.
4.7.1 Deaktiver legitimation
Hvis du deaktiverer legitimation, bliver repræsentanten ikke bedt om at legitimere sig med personnummer, uploade ID-dokumenter eller besvare PEP-spørgsmål.
4.7.2 Aktiver “Tilføj personer”
Hvis du aktiverer denne funktion, får personen mulighed for selv at tilføje nye personer til sagen.
5. Klienttype og ydelse
I det næste trin skal du vælge, hvilken type selskab sagen drejer sig om, og hvilken ydelse du leverer til klienten.
De muligheder, du kan se, er allerede oprettet under dine indstillinger.
Hvis du ikke kan finde en mulighed, der passer til den sag, du er ved at oprette, skal du kontakte din lokale administrator for at få den tilføjet.
5.1 Klienttype
Når du vælger en klienttype, bliver listen over ydelser, du kan vælge mellem nedenunder, automatisk opdateret.
OBS: Klienttypen bestemmer, hvilket spørgeskema der bliver sendt til klienten. Du kan ikke ændre klienttypen, efter klientforholdet er oprettet.
Når du har valgt klienttype, bliver listen over ydelser, du kan vælge mellem nedenunder, automatisk opdateret.
5.2 Ydelse
Du kan bruge søgefunktionen til at finde den rigtige ydelse.
Ydelsen bestemmer, hvilke krav der er til ID og dokumentation på sagen.
Hvis du er i tvivl om, hvilke krav der er knyttet til ydelserne, kan din lokale administrator hjælpe dig.
Du kan bruge søgefunktionen til at finde den rigtige ydelse. Ydelsen definerer ID- og dokumentkravene for sagen.
6. Klientansvarlig
Her vælger du den medarbejder i din virksomhed, der skal være klientansvarlig.
6.1 Klientansvarlig
Det er obligatorisk at vælge en klientansvarlig.
Som udgangspunkt bliver den person, der opretter klienten, automatisk valgt som klientansvarlig, medmindre der er valgt noget andet i den skabelon, du bruger.
6.2 Medansvarlig
Du kan også tilføje en medansvarlig på sagen.
Den medansvarlige modtager alle notifikationer på sagen på samme måde som den klientansvarlige.
Det er ikke obligatorisk at vælge en medansvarlig.
7. Tags
Du kan bruge tags til at organisere dine klienter bedre og gøre dem nemmere at finde igen.
7.1 Tilføj et eksisterende tag
Når du klikker på feltet under “Tags”, kan du se alle eksisterende tags i en dropdown-menu.
Du vælger et tag ved at klikke på det på listen.
7.2 Opret et nyt tag
Hvis det tag, du skal bruge, ikke allerede findes, kan du skrive det direkte i feltet og trykke på Enter.
Så bliver der oprettet et nyt tag, som samtidig bliver gemt i systemet, så du kan bruge det igen senere.
7.3 Fjern et tag
Hvis du vil fjerne et tag, skal du bare trykke på krydset ud for tagget.
Denne klient har fået et tag, der hedder “dk”. Det gør det nemmere for dig at finde klienten igen senere.
8. Sprog og påmindelser
8.1 Sprog
Her vælger du, hvilket sprog du vil bruge, når du kontakter klienten.
Hvis der er flere personer på sagen, som bruger forskellige sprog – for eksempel engelsk og dansk – kan du vælge “Personspecifikke” sprogindstillinger.
Det giver dig mulighed for at vælge et individuelt sprog for hver person, der er tilknyttet sagen.
NB: Du kan kun se tilknyttede personer med en gyldig mailadresse i denne oversigt.
8.2 Påmindelser
Du kan aktivere mailpåmindelser, så klienten ikke glemmer at svare, når du kontakter dem.
Hvis du aktiverer påmindelser, kan du selv vælge:
- hvor mange påmindelser der skal sendes
- hvor lang tid der skal gå mellem hver påmindelse
Sprog og påmindelser.
9. Indstillinger
I det sidste trin får du flere muligheder for at tilpasse klientoprettelsen.
9.1 Tilpas indhentningsindstillinger
Her kan du tilpasse, hvilke oplysninger og informationer der skal indhentes fra de personer, du har valgt.
9.1.1 Deaktiver spørgsmål
Hvis du deaktiverer spørgsmål, fjerner du kravet om, at repræsentanten på sagen skal besvare et spørgeskema om klientforholdet.
OBS: Hvis du slår spørgsmål fra under klientoprettelsen, kan du ikke tilføje dem igen senere.
9.1.2 Deaktiver dokumentationskrav
Hvis du deaktiverer dokumentationskrav, bliver repræsentanten ikke bedt om at sende de dokumenter, der normalt kræves ud fra den valgte ydelse.
ID-krav vil stadig være aktive.
9.1.3 Deaktiver PEP-spørgsmål
Hvis du deaktiverer PEP-spørgsmål, behøver den kontaktede person ikke at besvare PEP-spørgsmålene.
Vær opmærksom på: Det er kun Creditro-kunder, der har tilkøbt Comply Light-modulet, som har mulighed for at slå PEP-spørgsmål fra.
Hvis du ikke kan se muligheden for at slå PEP-spørgsmål fra i din oversigt, betyder det, at din virksomhed ikke har tilkøbt modulet.
Du kan kontakte Creditros support eller jeres kundepartner i Creditro for at høre mere om Comply Light. Du kan også læse mere om Comply Light på vores hjemmeside: Creditro Comply Light.
9.2 Yderligere muligheder
9.2.1 Tilføj sagsnummer
Her kan du tilføje et eller flere sagsnumre, som bliver knyttet til den specifikke klient.
9.2.2 Tilføj startdato
Her kan du tilføje den dato, hvor relationen til klienten startede.
9.2.3 Tilføj integration
Hvis du har integrationer til andre løsninger eller platforme, kan du vælge dem her.