Sådan opretter du en klient

Er du ny i Comply? Vi har også samlet alle vores onboarding videoer her.

Hvis du foretrækker selv at navigere rundt i platformen har vi også lavet en step-by-step guide til hvordan du opretter din første klient

Sådan opretter du en ny kunde på platformen

At oprette en ny kunde på platformen er en simpel proces. Du har mulighed for at gøre dette enten via knappen "Opret klient" eller fra menuen til venstre. Begge metoder fører til samme funktionalitet, så det er op til dig, hvilken vej du vælger.

Valg af klienttype

Det første skridt i oprettelsen af en ny klient er at vælge klienttypen. Dette valg er vigtigt, da det ikke kan ændres senere. Klienttypen bestemmer, hvilke spørgeskemaer der sendes til kunden. Hvis du eksempelvis vælger et holdingselskab, vil spørgeskemaet fokusere på holdingselskabet og eventuelle datterselskaber. Hvis du derimod vælger et ApS, vil spørgsmålene være centreret omkring virksomhedens økonomiske håndtering. Det er derfor afgørende at vælge den rette klienttype fra starten.

Valg af klientansvarlig

Næste skridt er at udpege en klientansvarlig. Dette er en person fra din virksomhed, som får notifikationer om kundens status og eventuelle påmindelser, hvis kunden ikke har besvaret spørgeskemaet. Klientansvarlig kan være dig selv, en kollega eller en fælles virksomhedskonto, hvis I arbejder i en større organisation. Det er også muligt at tilføje en sekretær, så to personer deler ansvaret og modtager notifikationer.

Valg af ydelse

Herefter vælger du den ydelse, som kunden får leveret fra din virksomhed. Ydelserne kan tilpasses via admincentret, hvor du kan tilføje eller fjerne specifikke ydelser. Når du vælger en ydelse, vises en mulighed for at redigere verificeringskrav. Standardindstillingen er ofte at bede om to former for ID, såsom kørekort eller pas, samt et sundhedskort, da det er den eneste måde at indhente kundens adresse på. Afhængigt af din virksomheds politik kan du også vælge kun at bruge elektronisk identifikation.

Indtastning af klientinformationer

I dette trin indtaster du kundens oplysninger. Hvis du har valgt en virksomhed som klienttype, kan du enten indtaste CVR-nummeret eller virksomhedens navn, hvorefter systemet automatisk henter stamdata fra Virk. Klientoverblikket viser, hvem der er de reelle ejere af virksomheden, og hvem du skal indhente ID på. Hvis en person ejer mere end 25% af virksomheden eller er tegningsberettiget, markeres de automatisk.

Valg af repræsentant

Repræsentanten i virksomheden er den person, der skal besvare spørgeskemaet. Det behøver ikke nødvendigvis være den administrerende direktør – det kan være en anden medarbejder eller en sekretær. Repræsentanten har ansvaret for at udfylde spørgeskemaet, mens den administrerende direktør stadig skal validere sig selv og uploade ID.

Hvis du ønsker det, kan du give repræsentanten mulighed for at tilføje andre personer til sagen. Dette er især nyttigt for foreninger eller fonde, hvor de reelle ejere måske ikke fremgår på Virk. Derudover kan du vælge, om repræsentanten skal kunne svare på vegne af virksomhedens reelle ejere og uploade ID for dem.

Indstillinger

Til sidst kan du justere generelle indstillinger såsom sprogvalg og tags. Tags kan være nyttige til at organisere kunder, eksempelvis ved at gruppere virksomheder, der tilhører samme koncern. Du kan også tilpasse påmindelsesflowet. Standardindstillingen er, at kunden får en påmindelse hver tredje dag i op til tre gange, men dette kan ændres efter behov.

Når alle oplysninger er indtastet og indstillingerne er sat, er kunden oprettet på platformen, og du kan nu administrere deres sag videre.