Der er få mails, der kan få skuldrene til at løfte sig helt op om ørerne som beskeden om et kommende tilsyn. Med 14 dages varsel skal du pludselig finde dokumentation frem, gennemgå kundesager, dobbelttjekke procedurer, og hele din organisation skal være klar til at vise, hvordan I arbejder med hvidvask compliance i praksis.
For mange virksomheder bliver det en virkelig intensiv periode, hvor alt andet må skubbes til side til fordel for alle de ting der skal på plads inden tilsynet. Alt i alt en meget stressende oplevelse, men sådan behøver det heldigvis ikke være.
Når alle på din kundeliste er onboardet i Creditro, er meget af arbejdet faktisk gjort på forhånd. Så handler det ikke om at starte forfra når tilsynet banker på, men om hurtigt at kunne vise det arbejde, I allerede har lavet.
Og det er præcis her, Creditro gør en stor forskel i dit arbejde med hvidvask compliance.
Hvis din virksomhed er underlagt hvidvaskloven, er det et spørgsmål om hvornår du bliver indkaldt til et tilsyn, snarere end hvorvidt det bliver din tur en dag. Afhængigt af branche og virksomhedstype vil det typisk være Erhvervsstyrelsen, Advokatsamfundet eller Finanstilsynet, der fører tilsyn.
De fleste virksomheder får besked på forhånd via mail eller brev, ofte med omkring 10–14 dages varsel. I nogle tilfælde kan tilsynet dog også være uanmeldt. Når beskeden kommer, følger der som regel en liste med det materiale, myndigheden ønsker at gennemgå. Det kan være virksomhedens risikovurdering, interne procedurer, dokumentation på konkrete kundesager og beviser for løbende overvågning.
Selve tilsynsbesøget varer ofte en hel dag, hvor de tilsynsførende typisk vil tale med ledelsen og relevante medarbejdere, gennemgå jeres arbejdsgange og dykke ned i udvalgte kundesager for at sikre, at praksis stemmer overens med det, der står i jeres procedurer.
Det er netop her, mange mærker presset. For hvordan finder man hurtigt alt det materiale frem?
Forestil dig, at tilsynet har bedt om 10 konkrete kundesager. I en manuel proces kan det hurtigt betyde mange timers arbejde: mapper skal åbnes, mails skal findes frem, noter skal samles, og dokumentation skal sættes sammen fra flere systemer og/eller fysiske notater.
Med Creditro ser det anderledes ud.
Det første skridt er ganske enkelt at åbne sagerne på de efterspurgte kunder og sikre, at de ligger som afsluttede og korrekt behandlede. Hvis en sag ikke er afsluttet, kan du hurtigt se, hvor den er stoppet, og hvad der eventuelt mangler. Måske mangler der noget dokumentation fra kunden, en intern risikovurdering, eller noget helt andet. Du kan straks se det på sagen, hvilket gør det nemt at tage handling med det samme og få kunden færdigbehandlet.
Samtidig kan du tage et hurtigt overblik over resten af din kundeliste og få lukket eventuelle åbne sager, så du møder tilsynet med ro i maven og helt styr på hele din kundeliste.
Det er netop her, Creditro Comply virkelig skaber værdi: du bruger tiden på at blive klar — ikke på at lede.
Noget af det, tilsyn ofte kigger grundigt på, er sammenhængen mellem jeres interne politikker og den måde, I faktisk arbejder på. Det er ikke nok at have flotte procedurer liggende i et dokument, for myndigheden vil se, at de også bliver fulgt i praksis. Hvis jeres interne proces for eksempel beskriver særlige vurderinger ved højrisikokunder, skal det kunne ses i en konkret kundesag.
Med Creditro kan jeres egne vurderingsflows og spørgsmål tilpasses, så de afspejler jeres interne processer. Det betyder, at dokumentationen ikke bare eksisterer, for den hænger naturligt sammen med den måde, jeres team arbejder på i hverdagen.
Det gør både tilsynet lettere, og jeres compliance stærkere i det daglige.
Når en kunde er færdigbehandlet, kan du hente en fuld rapport direkte fra hver kundes profil i Creditro Comply.
Her ligger hele historikken samlet ét sted: ID- og MitID-validering, relevante dokumenter, koncerndiagram, aktivitetslog samt de risikoparametre og vurderinger, der ligger til grund for den endelige risikoprofil. Det betyder, at det materiale, tilsynet ønsker at se, kan sendes videre på få minutter.
Det er en stor forskel fra den manuelle tilgang, hvor dokumentationen ofte ligger spredt på tværs af systemer, drev og indbakker.
Mange virksomheder bliver overraskede over, hvor ofte tilsyn peger på de samme udfordringer. Det handler typisk om risikovurderinger, der er for generelle, mangelfuld dokumentation af kundekendskab eller utilstrækkelig løbende overvågning.
Og ofte er problemet ikke nødvendigvis, at arbejdet ikke er gjort, men i stedet, at det ikke er dokumenteret tydeligt nok. Det er netop derfor, en struktureret platform gør en forskel.
Når processen er samlet ét sted, bliver det langt lettere at vise, hvad der er gjort, hvornår det er gjort, og hvorfor beslutningen er truffet.
Et tilsyn vil altid kræve forberedelse fra din virksomhed, men det behøver ikke føles som kaos og brandslukning.
Når hele kundelisten allerede er onboardet i Creditro, er fundamentet lagt på forhånd. Så bliver forberedelsen ikke et spørgsmål om at starte fra nul, men om hurtigt at finde, kvalitetssikre og præsentere det, I allerede har styr på.
Det giver ro til hele jeres team, både før tilsynet og i den daglige drift.
Hvis du har lyst til at se en demo af vores løsning, hvor du kan se både kundekendskabsproceduren og hvordan en fuldt onboardet kundeliste giver dig et godt overblik, så kan du række ud til vores team som kan booke en tid til dig.